Siden pandemien har hverdagen for mange været hybrid, hvor samarbejdet med kunder og kolleger foregår både fysisk og digitalt. I større organisationer har en række interessenter indflydelse på dette, og ansvaret er delt mellem ledelse, IT, HR og drift. Det har gjort det svært at have en holistisk tilgang til effektiviteten og sikkerheden ved hybridarbejde.
Denne artikel er den tredje i vores serie om effektivt hybridarbejde. I den første artikel så vi på, hvordan store organisationer gør det i dag. I den anden artikel så vi på, hvordan HP mener, at det ideelle samarbejde ser ud. Det inkluderer at udpege én person med det endelige ansvar: en digital labour manager. I denne tredje artikel ser vi nærmere på de opgaver, der følger med en sådan stilling.
Overordnet ansvar
En digital arbejdsleder er ansvarlig for alt, hvad der har med samarbejde at gøre. Vi taler om alt fra optimering af fysiske mødelokaler til implementering af den bedste teknologi og de bedste løsninger til digitalt samarbejde. Nedenfor har vi listet 5 ansvarsområder, som vi forestiller os, at en digital arbejdsleder har:
Kortlægning af behov
For at kunne foretage de nødvendige justeringer er en digital forkæmper nødt til at forstå organisationen grundigt. Derfor vil han eller hun starte med at analysere virksomhedens mål og kultur og få et overblik over, hvordan medarbejderne interagerer i dag. Dette gøres ved at observere og gennemføre undersøgelser og interviews på tværs af alle niveauer i organisationen: topledelse, mellemledelse og “almindelige” medarbejdere. Når alt kommer til alt, handler det om at kortlægge den måde, folk rent faktisk samarbejder på i den normale, daglige drift.
Det er også vigtigt at undersøge de nuværende teknologiske løsninger. Hvad fungerer godt? Hvor er smertepunkterne? Er de nuværende løsninger de mest effektive, eller er der bedre alternativer? Er det hensigtsmæssigt at indføre udstyr som f.eks. støjreducerende hovedtelefoner?
HP EliteBook G10
HP EliteBook bygges i et slankt og let aluminiumsdesign og byder på det ypperste HP har udviklet til det hybride kontor og er vores mest avancerede produkt hvad angår sikkerhed for hardware, brugerbeskyttelse og data.
- 13th Gen Intel® Core™ i5 og i7 processor
- 13″–16″ diagonal display op til WQXGA opløsning
- HP Wolf Security for Business
- HP Presence sikrer kvaliteten af online møder
- 5 MP-kamera og B&O højtalere
- 3 års garanti – også på batteriet
- Fra 1,27kg
Læs mere om HP EliteBook G10 og køb den hos din foretrukne HP partner HER
En strategisk plan
En god digital arbejdsleder er opdateret med de seneste trends inden for onlinesamarbejde og nye teknologier. Det giver dem mulighed for at referere til best practice i lignende virksomheder og foreslå innovative løsninger, der er perfekte til din organisations behov, samtidig med at de passer ind i dit budget.
Den digitale leder udarbejder derefter en strategisk plan baseret på alle de indsamlede oplysninger, der tydeliggør, hvilke teknologiske samarbejdsløsninger og fysiske samarbejdsstrategier der passer bedst til din organisation. Denne plan skal være i tråd med organisationens egen strategi og tage højde for omkostningseffektivitet, effektivitet, produktivitet og medarbejderpræferencer.
For i sidste ende at måle forandringens succes kan den digitale leder opstille nøgleindikatorer (KPI’er). For eksempel mål for tidsbesparelse eller højere medarbejdertilfredshed.
Det fysiske rum
Mange tænker straks på software som Microsoft Teams, når det handler om samarbejdsløsninger, men det er ikke helt rigtigt. Den digitale vejleder arbejder også med designet af mødelokaler og andre steder, hvor medarbejderne mødes ansigt til ansigt.
Mødelokaler bør være udstyret med den nyeste teknologi for at gøre hybridmøder så behagelige og effektive som muligt. Det kan f.eks. gøres ved at bruge smarte mødelokaler med intelligente kamerasystemer og krystalklar lyd.
Køreplanen til succes
Den strategiske plan kan diktere, at medarbejderne skal arbejde på en helt anden måde. Fordi det ikke altid er let, er den digitale supervisor også ansvarlig for at implementere ændringerne.
De kan f.eks. lave en køreplan for den nye måde at arbejde på, hvor medarbejderne får træning og støtte på de rigtige tidspunkter. På den måde opdager de alle fordelene ved de nye processer og løsninger.
Ved at være tilstrækkelig opmærksom på eventuel modstand – al forandring gør trods alt ondt – kan den digitale vejleder forhindre, at medarbejderne fortsætter med at bruge alternative teknologiske løsninger, også kendt som skygge-IT. Usikker software uden for IT-afdelingens kontrol kan udgøre en betydelig risiko for organisationen.
Det sikkerhedsmæssige aspekt
En digital arbejdsleder spiller også en vigtig rolle for sikkerheden i samarbejdsløsningerne. Det er vigtigt at være opmærksom på, hvilke sikkerhedsstandarder den valgte teknologi lever op til. Derudover er det vigtigt, at løsningerne overholder love og regler om databeskyttelse og privatlivets fred (GDPR).
Den digitale vejleder vil også understrege vigtigheden af sikkerhedsprotokoller som stærke adgangskoder og to-faktor-autentificering. Her er der et tæt samarbejde med IT-afdelingen. Det skyldes, at software skal opdateres regelmæssigt for at minimere sikkerhedsrisici
Løbende forbedring
En digital arbejdsleder gør klogt i at evaluere sine KPI’er regelmæssigt, f.eks. gennem undersøgelser og interviews. En løsning fungerer måske ikke så godt i praksis som forventet. Han eller hun ser også løbende efter muligheder for forbedringer ved at holde sig ajour med den nyeste teknologi og vurdere, hvornår det er hensigtsmæssigt at introducere nye elementer eller opgradere eksisterende løsninger.
En interessant måde at gøre det på er ved at indgå strategiske partnerskaber med leverandører, konsulenter og/eller brancheeksperter. Det giver dem mulighed for at holde sig ajour med nye tendenser og få indsigt i branchens bedste praksis.
Vil du læse de tidligere artikler i serien? Her er links til både første og anden del.
Løbende forbedring
HP EliteBook bygges i et slankt og let aluminiumsdesign og byder på det ypperste HP har udviklet til det hybride kontor og er vores mest avancerede produkt hvad angår sikkerhed for hardware, brugerbeskyttelse og data.
Vidste du, at secure core-pc’er – som HP EliteBook G10 – er de mest sikre Windows-pc’er nogensinde, med branchens førende sikkerhedsløsninger? HP Wolf Security hjælper proaktivt med at forhindre infektioner, beskytte oplysninger og reducere sikkerhedskompleksiteten.