I mange organisationer er ansvaret for, hvordan medarbejderne arbejder sammen, delt mellem forskellige afdelinger. Det fører til en mangel på visioner og holistiske løsninger. Derudover er der stadig store mangler i mange organisationer, når det kommer til, hvordan hybridarbejde implementeres. Så hvordan ser det optimale hybride samarbejde ud? Det diskuterer vi med Sebastiaan Hoogstadt, salgsdirektør for HP’s Poly-produkter i Benelux-regionen.
Optimalt samarbejde
Denne artikel er den anden i vores serie om effektivt hybridarbejde. I den første artikel så vi på, hvordan store organisationer gør det i dag. I denne artikel ser vi på, hvordan HP mener, at det ideelle samarbejde ser ud, og i den tredje og sidste artikel slutter vi af med at se på fordelene ved at have en digital supervisor, og hvad en sådan rolle skal arbejde med
Et ledelsesproblem
Ifølge Sebastiaan er det som regel et ledelsesproblem, når samarbejdet fejler. Han forklarer, at mange ledere stadig hænger fast i den tankegang, at medarbejderne skal være på kontoret fem dage om ugen. “Hvis din organisation er videnintensiv, er der ingen grund til, at dine medarbejdere skal være på kontoret hver dag,” siger Sebastiaan.
“Ledere argumenterer ofte med, at det er vigtigt at arbejde på kontoret for at styrke kulturen, men det er et vikarierende motiv. Så længe de kan interagere på en god måde, opbygger folk kultur, uanset om de ser hinanden fysisk en eller fem dage om ugen.”
Ifølge Sebastiaan handler det først og fremmest om tillid. “Med gammeldags, frygtbaseret ledelse stoler man ikke på, at folk arbejder, hvis man ikke ånder dem i nakken. Men forskning viser, at folk er lige så effektive, hvis ikke mere, når de får lov til at arbejde uforstyrret hjemmefra en gang imellem.”
Sebastiaan mener også, at ledelsen bør gå foran med et godt eksempel. “Jeg hører stadig alt for ofte, at en virksomhed tillader medarbejderne at arbejde hybrid – undtagen ledelsen. Resultatet er, at folk føler sig pressede til at tage på kontoret, bare så cheferne kan se, hvor travlt de har.”
HP EliteBook G10
HP EliteBook bygges i et slankt og let aluminiumsdesign og byder på det ypperste HP har udviklet til det hybride kontor og er vores mest avancerede produkt hvad angår sikkerhed for hardware, brugerbeskyttelse og data.
- 13th Gen Intel® Core™ i5 og i7 processor
- 13″–16″ diagonal display op til WQXGA opløsning
- HP Wolf Security for Business
- HP Presence sikrer kvaliteten af online møder
- 5 MP-kamera og B&O højtalere
- 3 års garanti – også på batteriet
- Fra 1,27kg
Læs mere om HP EliteBook G10 og køb den hos din foretrukne HP partner HER
Mangel på lederskab
I den nuværende situation i store virksomheder er der mange forskellige parter involveret i et optimalt samarbejde. Tænk f.eks. på HR-afdelingen, ledelsen, den juridiske afdeling, facilitetsafdelingen og IT-afdelingen. “Man kan forestille sig, at ikke alle er enige om, hvordan fremtidens arbejdsplads skal se ud,” siger Sebastiaan.
I dag er ansvaret for samarbejdet delt mellem en række afdelinger, som hver især har deres egne ideer og prioriteter. Vi taler om HR, IT, ledere, jura og drift. “Man kan sagtens forestille sig, at disse mennesker har forskellige ideer om, hvordan fremtidens kontor skal se ud,” siger Sebastiaan.
Da ingen af disse afdelinger har fokus på at optimere samarbejdet, bliver der af og til truffet nogle forhastede beslutninger.
Behovet for en digital supervisor
Når ansvaret er spredt ud over en række forskellige afdelinger, mener Sebastiaan, at der opstår en ugunstig situation. “Man får ikke nok visioner. Man har brug for en frontfigur i organisationen, som kan se det store billede.”
Sebastiaan mener, at det er nødvendigt at give ansvaret for at optimere samarbejdet i virksomheden til én person: den digitale supervisor. Det er en teknisk orienteret stilling, som er ansvarlig for at vælge, hvilke headsets og pc’er hver medarbejder skal have, og sikre, at adgang og sikkerhed er godt styret, uanset hvor medarbejderne befinder sig.
“Det er en seriøs lederstilling, som bestemmer, hvordan fremtidens arbejdsplads kommer til at se ud. Personen koordinerer selvfølgelig med alle interessenter på tværs af afdelinger, men har det sidste ord,” forklarer Sebastiaan.
“Jeg blev for nylig spurgt, om vi kunne levere 5.000 billige headsets med et USB A-stik,” siger Sebastiaan. “Efter to enkle opfølgende spørgsmål gik det op for mig, at 38% af vores medarbejdere ikke sidder foran en pc til daglig og derfor ikke får brugt udstyret.”
I stedet for at give alle medarbejdere det samme udstyr, er det bedre at definere et sæt arketyper, der har de samme behov og kan udstyres derefter.
Ligeværdige møder
En vigtig opgave for denne leder af en digital arbejdsplads er at sikre ligeværdige møder. “Lyd- og videoteknologi sikrer, at folk kan samarbejde på lige fod,” forklarer Sebastiaan, “selv om nogle sidder sammen i et mødelokale, og andre sidder hver for sig på forskellige steder.”
“Lyden er nok det vigtigste her. I Poly-produkterne finder vi en række nyttige løsninger til at sikre, at den er god, f.eks. akustiske hegn. Denne teknologi sikrer, at mikrofonen kun opfanger lyd inden for en vis afstand. Baggrundsstøj hjemmefra, såsom travle børn, eller lyde fra kontorgangen bliver ikke opfanget.”
Med smarte videoløsninger i Microsoft Teams kan alle deltagere i mødet blive præsenteret på samme måde, både dem omkring bordet og dem, der sidder derhjemme. De højopløselige webkameraer i nye HP-maskiner, som EliteBook 840 G10, optager også i højere opløsning end det, der sendes til Teams, og kan derfor bruge HP Auto Frame til at følge taleren, selv om vedkommende bevæger sig rundt i lokalet.
Gennemgå processerne
Hvad er de vigtigste processer i din organisation? Når nogle af dine medarbejdere arbejder hjemmefra hele tiden, er det vigtigt at lave klare aftaler om det. Det kan f.eks. være fornuftigt at kræve, at særligt følsomme processer kun udføres på kontoret.
Inden for IT kan det også være en god idé at tage et kritisk kig på jeres arbejdsmetoder. Vil I køre dele af jeres processer i skyen eller ej? Arbejder I med et centraliseret eller decentraliseret IT-miljø? Har du kontrol over, hvilke medarbejdere der har hvilke adgangsrettigheder? Enterprise Mobility Management (EMM) gør det lettere at sikre, at folk kun har den adgang, de rent faktisk har brug for.
Lav en politik for hybrid arbejdskraft
Hvis du har et stort antal medarbejdere, kan du ikke slippe af sted med mundtlige aftaler. Hvis man laver en klar politik for hele organisationen, ved hvert team, hvad udgangspunktet er for hybridarbejde og samarbejde på tværs af lokationer.
Ifølge Sebastiaan er den digitale supervisor den rette person til at skabe en sådan politik. Hvornår er det vigtigt for de forskellige roller at være på kontoret? Hvilken hardware og software skal de bruge? Hvordan sikrer man, at medarbejderne er tilgængelige, når de arbejder, og samtidig giver dem ro i sindet uden for arbejdstiden? Den digitale supervisor har det bedste overblik over dette i organisationen.
Vil du vide mere om, hvad en digital arbejdsleder skal arbejde med? Læs del 3 af artikelserien.
Den rigtige pc til den rigtige brug
HP EliteBook bygges i et slankt og let aluminiumsdesign og byder på det ypperste HP har udviklet til det hybride kontor og er vores mest avancerede produkt hvad angår sikkerhed for hardware, brugerbeskyttelse og data
Vidste du, at secure core-pc’er – som HP EliteBook G10 – er de mest sikre Windows-pc’er nogensinde, med branchens førende sikkerhedsløsninger? HP Wolf Security hjælper proaktivt med at forhindre infektioner, beskytte oplysninger og reducere sikkerhedskompleksiteten.